Oricat de pregatiti am fi din punct de vedere Crisis Management si Business Continuity, atunci cand se materializeaza riscul, este inevitabil sa nu apara evenimente sau aspecte neprevazute.
Multe companii au Planuri de Continuitate bine puse la punct si imbunatatite in timp, printre care, cu siguranta, si pentru scenariul pandemiei. Cu toate acestea, nu orice detaliu poate fi anticipat sau planificat, iar experienta crizelor anterioare si a exercitiilor de simulare a aparitiei unor scenarii isi spun cuvantul.
Dupa deja aproape o luna de stare de urgenta la nivel national, suntem in stadiul in care se pregateste usor-usor reluarea activitatii in multe din companiile care pana acum au fost inchise. Indiferent care a fost impactul pana in prezent, este necesar ca fiecare companie sa isi pregateasca analize de tip What if? si scenarii de tip Stress-Tests.
In plina criza este dificil sa pregatesti scenarii si sa le si implementezi. De aceea este esential companiile sa se organizeze in asa fel incat sa incerce sa fie cu un pas in avans. Cu cat mai devreme se fac diverse simulari si analize, cu atat se castiga timp in perioada cand se materializeaza cazul respectiv, cu beneficii evidente, discutiile, analizele si planul de masuri fiind deja schitat. Mai mult, nivelul de stres si concentrare este diferit in etapa de planificare comparativ cu situatia propriu-zisa de criza.
De aceea, din experienta lucrului in domeniul Business Continuity si a proiectelor de consultanta si implementare la care am participat, recomand o repartizare a responsabilitatilor in echipa de criza in asa fel incat o mica sub-echipa, sa pregateasca scenarii si planuri viitoare. O putem numi Echipa Plan-Ahead.
Practic, echipa de criza se focuseaza permanent pe situatia prezenta, urmareste evolutia, triggere, diverse eventuale incidente, ia masuri pentru actiunile in desfasurare, iar echipa plan-ahead priveste spre viitor, conturand scenarii pe baza analizelor economico-financiare, pe baza urmaririi evolutiei indicatorilor interni (KPI) si externi. In felul acesta, top managementul asigura atat continuitatea activitatii in prezent prin focus asupra tuturor aspectelor relevante si cu potential impact asupra companiei, dar pregateste in acelasi timp si pasii viitori in functie de diverse evolutii.
Echipa Plan-Ahead recomnd a fi creata din persoane cheie din companie, cu acces la date si instrumente, cu abilitati de analiza, dar si viziune de ansamblu.
Aspecte de avut in vedere in pregatirea scenariilor si analizelor:
- posible situatii de scadere a veniturilor cu diverse valori x%
- posibile situatii de lipsa a continuitatii pentru materia prima (materie prima critica, stocuri critice etc)
- scenarii pentru imbolnaviri si incidente cu posibil impact semnificativ
- analiza costurilor si renuntarea temporara la costurile mai putin importante
- comunicare interna (la nivelul angajatilor)
- comnicare externa (cu partenerii, cu furnizorii, cu clientii)
- comunicare catre mass-media
Considerand cele de mai sus, cu cateva detalii:
Fiecare x% ca varianta de scadere a veniturilor va contura un scenariu diferit, suita acestora putand reprezenta un plan de masuri gradual in functie de evolutie. Fiecare astfel de scenariu are nevoie de un plan concret de masuri, cu responsabili pentru implementare. Anticiparea este foarte importanta. Daca s-a definit de exemplu 15% un prag de luat in calcul, chiar inainte sa se atinga 15% trebuie luate masuri, avand planul deja pregatit (sau macar liniile importante ale acestuia). Nu trebui asteptat sa se atinga pragul si chiar sa se depaseasca pentru a se activa planul respectiv.
Comunicarea interna este deosebit de importanta. Asa cum pana acum focusul principal a fost si va ramane pentru sanatatea si siguranta angajatilor, primele masuri fiind pentru reguli stricte si masuri de dezinfectare, igienta, distantare etc, angajatii fiind permanent informati despre masurile luate, tot asa si in perioada care urmeaza consecventa in informarea acestora arata grija si respectul fata de ei. In criza si perioade dificile se recomanda pastrarea angajatilor si evitarea pe cat posibi a flutuatiei.
Comunicarea cu furnizorii - contactul permanent cu partenerii strategici asigura in primul rand o colaborare mai fluenta in perioade dificile, dar pe de alta parte reprezinta si acces la informatii din lantul de aprovizionare, estimari etc. Aceasta va deveni o sursa de informatii deosebit de importanta, care vor deveni input pentru scenariile avut in vedere. Mai mult decat atat, informarea furnizorilor referitor la masurile luate devine un element ce poate fi inclus in cadrul de colaborare (de exemplu, purtarea echipamentelor de protectie - masti - pentru cei care livreaza, cand intra in incinta companiei).
Comunicarea cu clientii, in primul rand referitor la masurile luate. In functie de domeniul de activitate, acest element poate fi unul critic pentru asigurarea continuitatii vanzarilor (cel mai evident exemplu este in domeniul alimentar). De asemenea, aceasta va reprezenta si o sursa importanta de informatii ce vor fi folosite ca input in scenariile conturate de echipa Plan-ahead.
Comunicarea mass-media - in functie de specificul de activitate si de nivelul de expunere pe care il are compania, comunicarile mss-media pot fi extrem de importante. Practic, acest element este in directa legatura cu imaginea companiei. In functie de domeniul de activitate, asigurarea unui flux de informatii catre mass-media si public poate salva compania de la afectari de imagine in urma unor stiri false sau jumatati de adevar. Se stie bine ca in general aspectele legate de imagine si perceptie, odata deteriorate (indiferent daca pe baza reala sau falsa), sunt greu de remediat.
Avand in vedere toate acestea, top managementul, prin echipa Plan-Ahead, practic "scrie" in timp real planurile de continuitate in functie de variatiile scenariului pandemic pe care il traim.