Am auzit prima data de Business Continuity Management in 2015, cand s-a initiat in cadrul companiei in care lucram, un proiect pe aceasta tema. In corporatie fusese adresata o cerinta de la sediul central al grupului, catre subsidiare, sa se implementeze Business Continuity Management in cateva luni.
La momentul acela, coordonam activitatile de management al proceselor si imbunatatire continua in cadrul companiei. Interactionam cu toate departamentele, organizam workshop-uri si sedinte de lucru, documentam procese, identificam oportunitatati de imbunatatire si coordonam implementarea acestora. M-a atras subiectul, ca un magnet. Era nou, interesant, era cerinta de grup, avea sustinere din partea managementului pentru implementare, exista un standard ISO ca framework, presupunea expunere catre toate departamentele organizatiei si cunoasterea proceselor existente. Am considerat ca este o sansa unica, un tren care oprise in statie si in care trebuia sa urc in calatoria profesionala. Am urcat, fara ezitare.
Cu aceasta ocazie, am avut ocazia sa lucrez cu cei mai buni profesionisti in domeniul Business Continuity din Europa de Vest si sa invat odata cu organizatia conceptele, principiile, metodologia, care urmau sa fie aplicate.
Ce este Business Continuity Management?
Business Continuity Management (Managementul Continuitatii Afacerii) - este un sistem de management, prin intermediul caruia se planifica si se organizeaza continuarea activitatii, pentru situatia aparitiei unor incidente perturbatoare si declansarea unor scenarii care pot genera oprirea activitatii.
sursa foto: daisyuk.tech
Spre exemplu, un incendiu in cadrul sediului este un incident care poate avea ca efect intreruperea activitatii; un atac cibernetic, un nou scenariu pandemic cu restrictii impuse la nivel local/ regional/ national, evenimente neprevazute asupra echipei de management, peturbari sau intreruperi ale activitatii externalizate catre un furnizor extern - de telefonie, de intenet, de call center etc. - toate acestea sunt exemple de scenarii care pot afecta activitatea operationala si pentru care, prin intermediul framework-ului de Business Continuity Management, organizatiile isi pot stabili masurile necesare si optime de gestionare a situatiei si continuare a activitatii, respectiv de restaurare a proceselor in orizontul de timp stabilit/ solicitat de legislatie
Pentru cine este Business Continuity Management?
Avand in vedere ca orice proiect de Business Continuity are o etapa de analiza a riscurilor, iar riscurile sunt inevitabile pentru toate organizatiile, Business Continuity este aplicabil tuturor companiilor, institutiilor publice si organizatiilor.
Exista cerinte legislative in Romania pentru implementarea unor sisteme de managementul continuitatii activitatii in diverse domenii, precum: institutiile publice - spitale, scoli, primarii etc, banci, companii de asigurari, domeniul telecom, domeniul energetic etc. De asemenea, exista cerinte foarte stricte de asigurarea continuitatii activitatii si respectiv un anumit timp de restaurare a serviciilor furnizate catre populatie in cazul aparitiei unor incidente, spre exemplu avarii - exista cerinte specifice in legislatie pentru operatorii de plati electronice, internet banking, este reglementata continuitatea alimentarii cu energie electrica, sunt reglementate de asemenea continuitate si cerinte sticte de functionare in sectorul feroviar. De asemenea, exista cerinte de cascadare a acestor obligatii de catre organizatiile din domeniile reglementate, catre furnizori.
Cu alte cuvinte, pentru domenii reglementate precum cele mentionate mai sus si furnizori ai acestora, exista planuri de continuitate a activitatii si planuri de recuperare in caz de dezastru (Disaster Recovery), in asa fel incat, in cazul aparitiei unor evenimente perturbatoare, activitatea si seviciile citice ale organizatiei sa poata fi restaurate intr-un timp maxim stabilit.
Desi acest domeniu de asigurare a continuitatii activitatii si de existenta a unor planuri de restaurare in caz de dezastru a fost mult timp aplicat in sectorul IT, din ce in ce mai multe organizatii solicita analize de risc si doresc sa implementeze un sistem de Business Continuity, in asa fel incat sa poata fi pregatite in cazul aparitiei unor evenimente nepevazute cu impact negativ asupa activitatii. Pandemia COVID-19 a avut, desigur, rolul sau, intrucat pentru majoritatea companiilor, chiar si foarte mari, a fost extrem de dificil sa se adapteze contextului pandemic, neavand planuri de continuitate pregatite in avans, resurse alocate sau personal instruit in acest sens.
De ce Business Continuity Management pentru organizatii?
Implementarea Business Continuity Management ofera organizatiilor avantaje atat pentru activitatea proprie, cat si in raport cu ceilalti competitori.
Cel mai important, asigura respectarea cerintelor legislative si reglementare, daca acestea exista. De asemenea, ofera un nivel crescut de rezilienta si permite continuarea activitatilor critice, sau restaurarea acestora intr-un timp planificat, in timpul sau dupa aparitia unui incident sau a unui scenariu perturbator, mult mai repede fata de situatia in care managementul continuitatii nu fusese avut in vedere. Totodata, aceasta pregatire in avans permite organizatiei sa aiba costuri mai mici pentru restaurarea activitatilor, iar durata restaurarii sa fie mai mica.
Toate organizatiile care implementeaza Business Continuity Management, parcug o etapa preliminara, de analiza a riscurilor si a impactului pe care acestea le-ar putea avea asupra business-ului, astfel ca aceste implementari faciliteaza tinerea sub control a riscurilor si limitarea expunerii financiare in cazul materializarii riscurilor.
Totodata, s-a dovedit ca aceste organizatii, care au Business Continuity Management implementat, inspira mai multa incredere clientilor sai, iar reputatia in piata este protejata. Similar, in interiorul organizatiei, personalul se simte mult mai pregatit, fiind instruit si participand la implementarea sistemului in sine.
Nu in ultimul rand, constientizarea si pregatirea organizatiei si a personalului pentru diverse situatii, scenarii, riscuri, care sunt avute in vedere in functie de impactul asupra business-ului sau a activitatii, asigura salvarea de vieti omenesti (pentru scenariile aplicabile - spre exemplu in caz de incendiu, cutremur etc), precum si o buna gestionare a altor riscuri, personalul fiind instruit si antrenat int-un mindset de risk management si risk mitigation.
Cum se implementeaza Business Continuity Management?
Implementarea Business Continuity Management se face impreuna cu experti consultanti externi, care au expertiza in multiple domenii si diverse arii ale organizatiilor, de exemplu: guvernanta si cadru de organizare, managementul proceselor, imbunatatire continua, project management, activitati operationale si de coordonare. Exista un standard ISO pentru Business Continuity Management, respectiv ISO22301, care este recomandat de avut in vedere in implementari, oferind un cadru structurat si standardizat, alaturi de ISO31000, standardul pentru Managementul Riscului.
Mai mult, atunci cand implementarea este sustinuta si efectuata prin intermediului unei solutii software dedicate, beneficiile sunt si mai mari pentru organizatie, anumite etape de proces fiind optimizate, datele aferente proceselor, resurselor, rolurilor etc fiind in sistem, activitatea de mentinere a sistemui devine foarte facila. In plus, un sistem de management al continuitatii activitatii digitalizat ofera intregului personal implicat acces la materiale, precum si scalabilitate si flexibilitate in dezvoltari ulterioare.
Key Take-away
Cel mai important lucru pe care la randul meu l-am invatat de-a lungul timpului, coordonand o serie de poiecte de implementare Business Continuity si de suport pentru mentenanta acestora, a fost ca Business Continuity Management este un proces si un sistem de management, nu doar un proiect care se finalizeaza odata ce planurile de continuitate si cele de recuperare sunt finalizate. Business Continuity Management este un sistem care trebuie mentinut, care sa preia permanent date si informatii din mediul organizational si din exterior, care sa fie adaptat in functie de evolutia interna si externa. Iar atunci cand acesta este functional, orice element declansator pentru scenariile avute in vedere, fie ca este vorba despre ugente sau crize in cadrul organizatiei, vor conduce la Managementul Situatiei de Urgenta, respectiv la Managementul Crizei, avand intregul cadru organizational pregatit, instruit, testat. Implicarea managementului este esentiala, iar fluxurile de comunicare interna top-down si bottom-up joaca un rol extrem de important in timpul oricarei crize. Desigur, din testarile scenariilor reies oportunitati de imbunatatire, asiguand un flux de imbunatatire continua a sistemului.
Includ aici o fotografie de la unul din scenariile pentru care am organizat testarea sistemului implementat, managementul crizei, planul de continuitate, alertarea si nivelul de implicare a autoritatilor (ISU, SMURD) restaurarea proceselor critice intr-o locatie distincta, activarea furnizorilor implicati in procesele afectate si lucrul remote.
Later edit: articolul publicat la AngajatoulMeu.ro in sectiunea GuestWriter poate fi accesat de aici: https://angajatorulmeu.ro/tot-ce-trebuie-sa-stii-despre-business-continuity-management-de-ce-nu-ar-trebui-sa-lipseasca-din-nicio-companie-sau-institutie-publica/